Olemme koonneet tähän lyhyet selosteet taloyhtiössä toimivista tahoista ja toimintaa säätelevistä tärkeistä asiakirjoista.
Isännöimissämme taloyhtiöissä on vahvistettu noudatettavan seuraavia yleislinjauksia:
Kiinteistöä ylläpidetään määrätietoisesti ja huolellisesti. Tarvittavat huolto- ja korjaustyöt tehdään ohjelmoidusti ajallaan ja siten, että kiinteistön arvo ja asukkaiden asumisviihtyvyys säilyy. Talousarvion liitteenä on kulloinkin voimassaoleva PTS-korjaussuunnitelman muotoon laadittu korjaustarveselvitys.
Huoltotoiminnan apuna käytetään sähköistä HohtoNet-huoltokirjaa (lähes kaikissa yhtiöissä).
Kiinteistön lämmön-, veden ja sähkönkulutusta seurataan kuukausitasolla sähköisen kulutusseurantaohjelman avulla ja poikkeamien syyt selvitetään.
Taloudenhoidon toteuttaa isännöitsijä yhdessä isännöitsijätoimiston henkilökunnan kanssa. Isännöitsijätoimisto huolehtii laskujen tarkastamisesta ja maksamisesta oikea-aikaisesti sekä hoitaa kirjanpidon ja laatii tilinpäätös- ja talousarvioehdotuksen. Hallitus käsittelee tilinpäätösehdotuksen ja talousarvioehdotuksen sekä korjaustarveselivtyksen ja toimittaa ne haluamassaan muodossa yhtiökokouksen käsiteltäväksi.
Hallitus hoitaa taloudenhoidon valvonnan nimeämällä yhden hallituksen jäsenistä tositetarkastajaksi. Tarkastaja läpikäy yhtiön kaiken tositeaineiston tarkastaen, että tositteet ovat yhtiölle kuuluvia ja aiheellisisa.
Taloyhtiössä järjestetään yhtiökohtaisen perinteen ja harkinnan mukaan kevät- ja/tai syystalkoot.
Jokaisella asunto-osakeyhtiöllä on yhtiöjärjestys, jossa määritellään yhtiön toiminnan säännöt.
Yhtiöjärjestyksessä myös eritellään sitovasti minkä huonetilan hallintaan kukin osakesarja oikeuttaa, lisäksi määritellään osakkailta perittävien maksujen perusteet. Yleisin hoitovastikkeen maksuperuste on huoneiston pinta-alaan perustuva, joissakin yhtiöissä maksuperuste on jyvitetyt neliöt joissa on huomioitu esim. asunnon sijainti ja kerros. Myös erilaiset vastikekertoimet ovat mahdollisia. Vastike jakautuu yleensä hoitovastikkeeseen, pääomavastikkeeseen ja vesimaksuun. Pääomavastikkeella katetaan rakentamislainojen tai korjaustyölainojen kulut niiden osakkaiden osalta, jotka eivät ole maksaneet osuuttaan yhtiön lainoista. Vesimaksu perustuu yleisimmin huoneistossa kirjoilla olevien henkilöiden lukumäärään.
Yhtiöjärjestys määrittää myös hallituksen jäsenten lukumäärän sekä taloyhtiön tilikauden, joka voi olla vapaavalinteinen 12 kk:n jakso.
Yhtiöjärjestyksen vahvistaa yhtiökokous ja se rekisteröidään kaupparekisteriin.
Jokaisen osakkaan tulee tutustua yhtiöjärjestykseen ja olla tietoinen sen sisällöstä.
Asunto-osakeyhtiön ylin päättävä toimielin on vuosittain kokoontuva yhtiökokous, jossa yhtiön osakkeenomistajat päättävät taloyhtiön asioista. Yhtiökokoukseen osakas voi osallistua joko itse tai valtuuttamalla jonkun edustamaan itseään kokouksessa.
Yhtiökokous päättää yhtiön kannalta tärkeimmistä asioista, kuten tilinpäätöksen vahvistamisesta, talousarviosta ja yhtiövastikkeesta, suurista korjauksista ja niiden rahoituksesta sekä vastuuvapauksista jne. Tavanomaisen yhtiökokouksen käsiteltäväksi tulevat asiat on eritelty taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä.
Yhtiökokous myös valitsee yhtiölle hallituksen. Hallituksen jäseniksi valitaan yleensä yhtiön osakkaita mutta mikään ei estä valitsemasta myös ulkopuolisia jäseniä.
Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallitus toimii toimeenpanevana toimielimenä ja voi lisäksi itsenäisesti päättää tehtäviinsä kuuluvista asioista. Hallitukselle on asunto-osakeyhtiölaissa säädetty nimenomaisia tehtäviä eikä hallitus voi saattaa tällaisia asioita yhtiökokouksen päätettäväksi ( mm. osakekirjojen antaminen ja isännöitsijän nimittäminen).
Hallitukselle valitaan vuosittain yhtiökokouksen jälkeen pidettävässä järjestäytymiskokouksessa puheenjohtajan, jonka johdolla hallitus valmistelee yhteistyössä isännöitsijän kanssa esitykset yhtiökokoukselle. Useimmissa yhtiöissä valitaan myös varapuheenjohtaja.
Hallituksen tulee huolehtia varainhoidon valvonnasta. Isännöimissämme kohteissa hallitus on tätä silmälläpitäen nimennyt yhden hallituksen jäsenistä tositetarkastajaksi. Tarkastaja läpikäy yhtiön koko tositeaineiston.
Hallituksen jäsenen tehtävä on vastuullinen ja laaja-alainen ja tulleessaan valituksi hallituksen on uuden jäsenen hyvä tehdä itselleen selväksi asunto-osakeyhtiöön liittyvät peruskäsitteistöt ja taloyhtiön käytännöt. Taloyhtiöt myös kustantavat hallituksen jäsenille koulutusta jäsenten niin halutessa.
Hallituksen käytännön toiminta on selostettu kohdassa ” hallitukselle”
Hallituksen on valittava yhtiölle isännöitsijä. Yleensä taloyhtiö tekee isännöintisopimuksen isännöintiyrityksen kanssa ja yhtiön isännöitsijä on isännöintiyrityksen palveluksessa.
Isännöitsijän tehtävänä on hallituksen ja yhtiökokouksen päätösten toimeenpano. Toisaalta isännöitsijällä on itsenäinen toimivalta päättää yhtiön juoksevaan hallintoon kuuluvista asioista. Isännöitsijä hoitaa toimistohenkilökunnan kanssa yhtiön päivittäiset rutiinit ja toimii yhtiön toimitusjohtajana ja hallituksen sihteerinä. Tehtävä jakaantuvat hallinnollisiin, taloudellisiin ja teknisiin tehtäviin.
Isännöitsijä huolehtii osaltaan siitä, että kiinteistöä ylläpidetään määrätietoisesti ja huolellisesti.
Tarvittavat huolto- ja korjaustyöt tehdään kunkin taloyhtiön vahvistaman linjan mukaisesti ohjelmoidusti ajallaan ja siten, että kiinteistön arvo ja asukkaiden asumisviihtyvyys säilyy. Isännöitsijä huolehtii yhdessä hallituksen kanssa siitä, että talousarvion liitteenä on kulloinkin voimassaoleva PTS-korjaussuunnitelman muotoon laadittu korjaustarveselvitys. Hallinnollisen isännöitsijän apuna toimii tekninen isännöitsijä. Yhtiön tekninen isännöitsijä osallistuu toimialaansa kohdistuvien asioiden valmisteluun ja hoitaa kiinteistön korjaustöihin ja asukkaiden huoneistoremontteihin liittyviä asioita.
Isännöinti ei ole luvanvaraista eikä isännöintiin ole määritelty suoranaisia pätevyysvaatimuksia. Isännöintialan koulutus on kattavaa ja siitä löytyy tietoa mm. Isännöintiliiton sivuilta. Yrityksemme on Isännöintiliiton yritysjäsen.
Näillä nettisivuilla on hyvin nähtävissä kuinka monitahoista ja monipuolista isännöinti on.
Yhtiökokous valitsee yhtiölle tilintarkastajan tai toiminnantarkastajat. Tilintarkastajien tai toiminnantarkastajien lukumäärä ja toimikausi ilmenevät yhtiöjärjestyksestä. Osakkeenomistajien luottamusmiehinä tilintarkastajat tai toiminnantarkastajat tarkastavat yhtiön tilinpitoa ja hallintoa sekä raportoivat tästä yhtiökokoukselle.
Koulutettu tilintarkastaja on valittava mikäli yhtiössä on 30 tai enemmän osakkeenomistajien hallinnassa olevaa huoneistoa.
Vuonna 2010 voimaantulleen asunto-osakeyhtiölain mukaisesti voidaan tilintarkastaja korvata pienissä yhtiöissä maallikkotarkastajalla jolloin nimikkeenä on toiminnantarkastaja.
Taloyhtiön asukas voi olla osakas tai vuokralainen. Osakas hallitsee huoneistoa omistamiensa osakkeiden perusteella ja vuokralainen vuokrasopimuksen perusteella.
Osakasta ja asunto-osakeyhtiötä koskevat tilanteet ratkaistaan asunto-osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen perusteella. Vuokralaisen ja vuokranantajan välillä sovelletaan lakia asuinhuoneiston vuokrauksesta sekä vuokrasopimuksen ehtoja.
Osakkaan ja taloyhtiön kannalta on tärkeää, että asiat hoidetaan lainmukaisesti. Osakkaat omistavat yhtiön osakkeet, joten yhtiö ja osakkaat eivät ole toistensa vastapuolia, vaan yhtiö muodostuu osakkaista. Hyvin toimivassa yhtiössä on hyvä asua.
Asunto-osakeyhtiössä huoneiston hallinta perustuu osakkeiden omistukseen. Osakas ei siis omista huoneistoaan, kuten esimerkiksi seiniä ja LVI-laitteita vaan on oikeutettu omistamiensa osakkaiden kautta hallitsemaan yhtiöjärjestyksessä määriteltyä tilaa.
Osakkaalle kuuluu laissa ja yhtiöjärjestyksessä määrättyjä oikeuksia ja velvollisuuksia.
Osakas voi osallistua yhtiön päätöksentekoon yhtiökokouksissa joko itse tai valtuuttamansa asiamiehen kautta.
Osakas on velvollinen maksamaan yhtiölle yhtiövastiketta. Yhtiön maksuvalmiuden takia on äärimmäisen tärkeää, että kaikki osakkaat maksavat vastikkeensa. Mikäli jatkuvasti ja toistuvasti laiminlyön vastikkeenmaaksunsa voidaan osakkeenomistajan huoneisto tietyin edellytyksin ottaa jopa kolmeksi vuodeksi yhtiön hallintaan. Huoneiston muita hallintaanoton perusteita voivat olla huoneiston huono hoito, olennainen huoneiston käyttötarkoituksen vastainen käyttö, huoneistossa vietettävä häiritsevä elämä tai yhtiön järjestysmääräysten rikkominen. Huoneiston ottamisesta yhtiön hallintaan on tarkat säännökset asunto-osakeyhtiölaissa.
Huoneiston kunnossapitovastuu on jaettu taloyhtiön ja osakkaiden kesken. Kunnossapidosta määrätäan yhtiöjärjestyksessä ja asunto-osakeyhtiölaissa. Hoitamiemme kohteiden yhtiöjärjestyksissä on yleensä määrätty, että osakkaan itse tai aiemman osakkaan huoneistoon lisäämien erityisvarusteiden ja rakenteiden korjaus- ja kunnossapitovastuu on osakkaalla. Lisäksi kaikissa isännöimissämme yhtiöissä on vahvistettu noudatettavaksi Kiinteistöalan kustannus Oy:n julkaisemaa ” Kiinteistön vastuunjakotaulukkoa”.
Osakkaan on ilmoitettava yhtiölle viivytyksittä sellaisesta huoneiston viasta tai puutteellisuudesta, jonka korjaaminen kuuluu yhtiölle. Ilmoitusvelvollisuuden laiminlyönnistä voi seurata vahingonkorvausvastuu.
Osakkaalla on melko laaja oikeus tehdä muutostöitä huoneistossaan. Muutostöitä on käsitelty kohdassa huoneistoremontit.
Taloyhtiön tai osakkaan vuokralaista koskevat taloyhtiön järjestysmääräykset.
Taloyhtiön omistamien asuntojen vuokrauksessa noudatetaan määrättyjä yleisperiaatteita, joita on selostettu kohdassa ” vapaat vuokratilat”.
Vuokralaisen on hoidettava hallitsemaansa huoneistoa huolellisesti. Hänen on korvattava kaikki ne vahingot, jotka hän huolimattomuudellaan tai tahallaan aiheuttaa huoneistolle. Vuokralainen vastaa myös vieraidensa aiheuttamista vahingoista. Vuokralaisella ei ole oikeutta tehdä huoneistossa muutostöitä, ellei niistä ole sovittu vuokranantajan kanssa.
Vuokralaisen on ilmoitettava vuokranantajalle viipymättä havaitsemistaan vioista tai puutteista, jotka kuuluvat vuokranantajan kunnossapitovastuulle. Jos vuokralainen laiminlyö ilmoitusvelvollisuutensa, hän voi joutua osaltaan vahingonkorvausvelvolliseksi
Vuokranantajalla on oikeus päästä huoneistoon huoneiston kunnon ja hoidon valvomista varten sekä esittelemään huoneistoa silloin, kun se on myytävänä tai vuokrattavana.
Taloyhtiöiden huoltotoiminnasta kuten ulkoalueiden huollosta, yhteistilojen siivouksesta ja teknisten laitteiden kunnossapidosta sekä pienkorjauksista vastaa yleensä huoltoyhtiö tai talonmies. Yhteystiedot löytyvät porrashuoneiden ulko-ovista ja ilmoitustauluilta. Huoltoyhtiön kanssa on aina laadittu kirjallinen sopimus siitä, mitä tehtäviä ja millä laatutasollayhtiö tekee.
Asukkaan tulee olla ensisijaisesti yhteydessä huoltoyhtiöön kun kyseessä on mm. muuttoilmoitus tai vikailmoitus.
Pienissä rivitaloyhtiöissä on myös usein käytäntönä vastata em. toimista osakkaiden kesken talkoilla.
Kullakin taloyhtiöllä on omat järjestysmääräyksensä jotka ohjaavat asukkaiden toimintaa. Järjestysmääräykset vahvistetaan yhtiökokouksessa.
Uusi asunto-osakeyhtiölaki tuli voimaan 1.7.2010. Uudella lailla edistetään suunnitelmallista ja pitkäjänteistä kiinteistön, rakennusten ja huoneistojen hoitoa sekä vähennetään vesi-, home- ym. vahinkojen syntymistä.
Oikeusministeriön sivuilta on saatavana lisätietoa asunto-osakeyhtiölaista.
