Isännöitsijä pyrkii valmistelemaan kokoukset siten, että hallituksen jäsenillä on mahdollisuus tarvittavien päätösten tekoon tehokkaasti. Yleensä kokousten kesto on n. 1-2 h. Laajempien korjaushankkeiden yhteydessä kokoukset voivat olla myös pidempiä.

Kokousten ajankohdat sovitaan pääsääntöisesti ensin isännöitsijän ja puheenjohtajan kesken ja sitten ko. ajankohtaa ehdotetaan muille sähköpostitse. Vaihtoehtoisesti kokousajankohta voidaan sopia edellisessä kokouksessa. Aina kaikki eivät pääse paikalle mutta aina pyritään yhteisen, kaikille sopivan päivän löytämiseen. Hallituksen kokousten päätösvaltaisuus on määritelty kunkin taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä (yleisimmin siten, että yli puolet jäsenistä tulee olla paikalla). Nykyisin pienemmistä asioista päättäminen hoidetaan myös sähköpostikokouksina, joista laaditaan erillinen pöytäkirja.

Ohessa tiedoksi ”hallituksen vuosikalenteri”, jossa on hahmoteltu vuosittainen työsuunnitelma.

Hallituksen vuosittainen toiminta noudattaa määrättyä kaavaa sen mukaan missä vaiheessa tilivuotta tai kalenterivuotta ollaan.

Olemme koonneet tähän esimerkinomaisen kalenterin, jossa kuvataan hallituksen kokoustoimintaa vuoden mittaan. Tässä mallissa on kolme kokousta vuodessa. Kokouksia pidetään tarvittaessa enemmänkin mikäli kiinteistössä on meneillään korjaushankkeita tms. Maksimissaan kokouksia on 4-5 kpl vuodessa. Yksittäisten asioiden osalta voidaan pitää myös sähköpostikokouksia.

Jokaisessa kokouksessa käsitellään aina seuraavat asiat:

• edellisen kokouksen pöytäkirja
• osakeluettelomuutokset, lainaosuuksien poismaksut ja osakkaiden remontti-ilmoitukset
• kokoushetken taloudellinen tilanne, läpikäydään syntyneet kulut ja erityisesti poikkeamat sekä korjaus- ja huoltokulut
• kulutusseuranta graafisen tulosteen ja tilastojen avulla (lämpö, vesi ja sähkö)
• ajankohtaiset korjausasiat
• tositteiden hyväksyntä
• muut asiat
• mahdolliset osakasaloitteet

Hallituksen pöytäkirjat tallennetaan sähköiseen huoltokirjaan, josta ne on lueattavissa helposti. Uudet hallituksen jäsenet saavat huoltokrijaan käyttäjätunnukset jolloin he voivat tutustua myös aiempiin pöytäkirjoihin. Huoltokirja on käytössä pääosassa isännöimiämme kiinteistöjä.

Kokousrytmi ja tavanomaisten asioiden lisäksi käsiteltävät asiat kun tilikausi on kalenterivuosi:

Helmi-Huhtikuu / Tilinpäätös- ja talousarviokokous

• tilinpäätöksen käsittely
• talousarvion laadinta ja korjaustarveselvityksen/PTS-korjaussuunnitelman päivitys
• korjaustyötarjousten käsittely mikäli on isompia korjausprojekteja
• yhtiökokouksen valmistelu ja päivästä sopiminen

Helmi-toukokuu / Yhtiökokouksen yhteydessä pidettävä järjestäytymiskokous

• yhtiökokouksen päätösten tiedoksimerkintä
• LVIS-laitteiden vuositarkastusraportin käsittely
• korjaustyötilauksista päättäminen

Syys-Marraskuu

• kesäkauden korjausprojektien läpikäynti
• seuraavan vuoden korjaustöiden valmistelu ja alustava keskustelu tulevasta talousarviosta
• mahdolliset korjaustyöselitysten laadintatilaukset ja kilpailutuksista päättäminen